弊社で数年間使っていたドキュメント管理ツールのDocbaseをConfluenceに闇の力を受けて乗り換えることになった話。
Docbaseの導入理由
Docbaseはもともとナレッジ共有ツールとして
「開発部だけで開発用のナレッジ」を残していく想定
で導入しました。
それまで弊社は専用のドキュメント管理ツールというものがなく、Backlogのwikiにドキュメントが少し置かれてるぐらいでした。
そして使っていくうちに色々なタイプの資料(仕様書や公式仕様が書かれているメモ)が一元化してまとまるようになりました。
導入してしばらく経ち環境が変わってくると・・・
しばらくすると会社の規模が拡大していきます。
開発だけではなくQA、PM、営業、その他部署も参照する「ドキュメント置き場」として使われることが多くなっていきました。
同時に部署間を跨ぐプロジェクトも増えていったのもあり、会社的に情報の可視化が重要視されるようになっていくことに。
部署の中でクローズされてる情報をなくして、全社でオープンにしていこうという動きが高まってきたわけです。
導入当初に想定していた「開発者が使う技術的ナレッジをメインで貯めてますよー」みたいな使い方はあまり出来てなかった気がします。
むしろ割合としては少ないぐらい？
Docbaseのデメリット
DocbaseのメリットはMarkdown採用で動作も軽くUIも良く手軽にドキュメントが書けるのが魅力です。
個人的なメモアプリとしては「Joplin」を使っているのですが、正直Docbaseの方が気軽にメモを書けるレベルです。
が、反面デメリットもあり
- Markdownは書けない人は書けない。
- 資料をリッチにしようとするのには向いてない。
というのがあり、いわゆる開発者以外からは避けられやすい傾向にありました。
このリッチってのが意外とポイントだったりして、完全Markdownだと
「あれ？これって出来ないの？」「もっとこうしたいなあ」というのは確かにありました。
確かにその点でいうとConfluenceはGUIからリッチなドキュメントも作成できるしMarkdownにも対応しています
ドキュメント管理ツールをひとつにまとめるという点では「誰でも使える」という最大のメリットが存在していました。
Docbaseはユーザ数が増えるとタグとグループの使い方が重要になる
個人的には前職と現職で約5年近くDocBaseを使ってきました。そして思うのはやはり「開発者に向けたドキュメント管理ツール」だと思っています。
動作も軽くダッシュボードのUIも見やすいし個人的には文句がない。
しかし、開発者向けに特化してるが故にそれ以外のユーザが使うドキュメントツールとなると競合からは少し弱く見える。
そして会社の規模と人数が大きくなればなるほど・・・といった感じです。
また階層構造がないのがDocBaseの特徴です。一方Confluenceは階層構造を採用しているツールです。
どちらも明確なルールを決めて運用していかないと見づらく使いづらいツールになる危険性があります。
特に階層構造がないDocBaseはタグとグループの使い分けが重要なのですが、ここらへんのノウハウは導入初期にはまったくなく手探りでやりつつ・・・といった感じだったのでもう少し腰を据えてやっとくべきだったかなーとは思います。
Confluenceは会社の規模が大きくなればメリットが大きくなる
Confluenceは階層構造を採用しているので、階層を作っていくだけでユーザの棲み分けはしやすいです。
いろいろな職種のユーザが増えていくと自分には関係のないドキュメントが増えていきますが、階層型のUIも相まってユーザ数が増えても直感的にドキュメントを整理することは可能です。
また、プロジェクト管理ツールでJiraを採用したりするとJira+Confluence強力な連携も可能なこともメリットの一つ。
こういった組み合わせが出来るのでやはりAtlassian製品はつよい。
個人的には開発者用ナレッジツールは専用にした方がいいと思う
個人的には開発者向けにDocBase、全社向け資料はConfluenceという感じで使い分けたかった。
開発者のナレッジは書きやすくて見やすいDocBaseに貯める。
各種プロジェクト資料みたいなものはConfluenceで・・・というように。
しかし費用的な面もあり使い分けは現実的ではありませんでした。
（でも実際問題ドキュメント管理ツールが一元化されてないのはそれはそれで微妙かもしれない）
もちろんConfluenceで開発者用ナレッジを溜めていく事が不可能ということではもちろんないです。
ただ、なんというか個人的にはDocbaseの
「ユーザ同士とのやり取りはあくまでおまけ。本質は自分のメモを他者に公開していくツール感」
が好みなだけかもしれない・・・
まとめ
とりあえずConfluenceをせっかく使うことになったのでひとまず使っていこうと思います。
色々賛否はありますが、機能自体は豊富なので早く慣れるといいな。
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